Banka hareketlerini ERP’ye aktarmadan önce hazırlık kontrol listesi
Banka hareketlerinin ERP’ye aktarımı yalnızca bağlantı kurmaktan ibaret değildir. Hesapların ve işlem türlerinin nasıl eşleştirileceği, hataların kim tarafından kontrol edileceği ve sonuçların nasıl doğrulanacağı önceden belirlenmelidir. Bu liste hazırlık içindir; ürünün desteklediği bankalar ve işlevler ayrıca doğrulanır.
Hesap ve döviz envanterini çıkarın
Kullanılacak şirketleri, banka hesaplarını, para birimlerini ve ERP’deki karşılıklarını listeleyin. Aynı bankada farklı şirketlere ait hesapları ayırın. Eşleştirme listesinin sorumlusunu ve son kontrol tarihini belirleyin.
İşlem türlerini örneklerle eşleştirin
Tahsilat, ödeme, masraf, faiz ve şirket içi transferler için temsilî örnekler seçin. Açıklaması belirsiz bir işlemin otomatik olarak yanlış hesaba yazılması yerine incelemeye ayrılacağı süreci planlayın. Gerçek müşteri verisini paylaşmadan önce maskeleyin.
Yetki ve onay akışını belirleyin
Bağlantıyı kuran, eşleştirmeyi düzenleyen ve aktarımı onaylayan kişileri tanımlayın. Şifreleri veya banka erişim bilgilerini e-posta ve destek mesajlarına eklemeyin. Kullanılan ürünün yetki seçeneklerini kurulum sırasında doğrulayın.
Mükerrer kayıt senaryosunu test edin
Aynı hareketin yeniden alınması, yarım kalan aktarımın tekrar denenmesi ve geçmiş tarihli kayıtların gelmesi durumlarını test ortamında inceleyin. Kayıtların nasıl tanındığını uygulama ekibiyle doğrulayın; tüm ürünlerin aynı yöntemi kullandığını varsaymayın.
Mutabakat ölçütünü önceden yazın
Tarih, hesap, döviz, işlem adedi ve tutar bazında kaynak banka dökümüyle ERP sonucunu karşılaştırın. Eksik veya eşleşmeyen hareketler için sorumlu ve çözüm süresi belirleyin. Sadece genel toplamın eşit olması doğru eşleştirmeyi kanıtlamaz.
Kontrollü başlangıç yapın
Önce sınırlı hesap ve kısa dönemle deneyin. Sonuçları muhasebe ve teknik ekip birlikte onayladıktan sonra kapsamı artırın. Hata halinde aktarımı durdurma ve kayıtları inceleme adımlarını yazılı tutun. Online Hesap Özeti için banka kapsamı, modül, kullanım kredisi ve lisans koşullarını teklif aşamasında teyit edin.
