İlk toplantının konusu fiyat olmamalı
Yeni ERP arayışında konuşma çoğu zaman kullanıcı sayısıyla başlar. Kaç kişi kullanacak, hangi paket alınacak, mevcut lisans ne olacak? Bunlar gerekli sorular. Fakat firmanın bugün nasıl çalıştığını bilmeden hazırlanan bir teklif, projenin gerçek kapsamını göstermeyebilir.
Bir kullanıcı yalnızca fatura keserken diğeri üretim planlıyor olabilir. İkisi aynı kullanıcı listesinde yer alır; ihtiyaçları aynı değildir. Bu nedenle lisans görüşmesiyle birlikte iş akışını da çıkarmak gerekir.
Standart programın dışında neler var?
Önce mevcut ürün ve sürüm kayda alınmalı. Ardından özel raporlar, Excel bağlantıları, SQL görünümleri, zamanlanmış görevler ve diğer uygulamalarla veri alışverişi listelenmeli. Eski bir bilgisayarda çalışan küçük bir aktarım programı bile günlük işin önemli parçası olabilir.
Her kalem için üç soru yeterli bir başlangıç sağlar: Kim kullanıyor? Ne zaman çalışıyor? Çalışmazsa hangi iş duruyor? Sahibi bilinmeyen işleri geçiş gününe bırakmamak gerekir.
Yeni paketi kendi işleminizle değerlendirin
Ürün sunumunda görülen ekranlar fikir verir. Karar için firmanıza ait tipik bir işlemin baştan sona nasıl yürüdüğünü görmek daha yararlıdır. Bir satış siparişini, kısmi sevkiyatı ve faturayı örnek alın. İade veya iptal olduğunda kayıtların nasıl değiştiğini de konuşun.
Logo Edge T-Series seçenekleri değerlendirilirken mevcut modüller ve özel geliştirmeler için uyumluluk ayrıca incelenmelidir. Aynı isimde bir işlev görmek, eski uyarlamanın olduğu gibi çalışacağı anlamına gelmez.
Canlıya geçişin kabul ölçütü olsun
“Program açılıyor” tek başına yeterli bir kontrol değildir. Seçilen cari bakiyeleri, stok miktarları, açık siparişler ve kritik raporlar üzerinde karşılaştırma yapılmalı. Fark varsa nedeni açıklanmalı ve kayda alınmalıdır.
Geçiş planında yedek, test ortamı, kullanıcı eğitimi, işlem duruşu ve geri dönüş koşulları bulunmalı. Hangi adımı kimin onaylayacağı baştan belirlenirse son gün yaşanan belirsizlik azalır.
Görüşmeye gelirken ne hazırlayabilirsiniz?
Ürün ve sürüm bilgisi, kullanıcı listesi, kullanılan modüller, üç önemli rapor örneği ve entegrasyon listesi iyi bir başlangıçtır. Elinizde eksiksiz dokümantasyon yoksa bu da bir bilgidir; inceleme planı ona göre kurulur.
ER-TE ile yapılacak ilk görüşmenin amacı, ihtiyaç duyduğunuz çözümü ve inceleme kapsamını belirlemektir. Paket önerisini bu bilgiler üzerine oturtmayı tercih ediyoruz.
Bu yazı proje hazırlığı için genel bir rehberdir. Ürün özellikleri ve geçiş koşulları kullanılan sürüm ve lisansa göre ayrıca değerlendirilmelidir. Ürün kaynağı: Logo Yazılım.