Formdan önce karar kuralı
Bir satın alma talebi düşünün. Talep açılıyor, yöneticiye gidiyor, sonra birkaç gün bekliyor. Sorunun nedeni her zaman yazılım değildir. Hangi tutarın kim tarafından onaylanacağı veya yöneticinin yokluğunda kimin devreye gireceği belli olmayabilir.
İş akışı projesinde önce bu belirsizliği çözmek gerekir. Kâğıttaki formun dijital karşılığını hazırlamak, karar kurallarını kendiliğinden oluşturmaz.
Önce tek bir süreci tamamlayın
İlk uygulama için bütün departmanların tüm taleplerini bir araya getirmek kapsamı büyütür. Bunun yerine sınırları açık bir satın alma talebini seçin: kim açar, hangi bilgiler zorunludur, kim karar verir ve sonuç hangi kayda dönüşür?
Talep sahibi, onaylayan ve satın alma sorumlusu aynı örnek üzerinden konuşmalı. Herkesin “onaylandı” kelimesinden aynı sonucu anlaması gerekir. Bütçe onayı ile sipariş onayı farklı adımlar olabilir.
İstisnalar akışın parçasıdır
Talep reddedilirse ne olacak? Eksik bilgi için geri gönderilen kayıt yeniden mi açılacak? Tutar değişirse eski onay geçerli kalacak mı? Onaylayan kişi izinliyse yetki kime geçecek?
Bu soruların cevabını kullanım başladıktan sonra aramak süreci zorlaştırır. Normal akışla birlikte ret, düzeltme, iptal ve vekâlet örneklerini de test etmek gerekir.
Ne kadar beklediğini doğru ölçün
Bir talebin toplam süresiyle bir kişinin önünde beklediği süre farklı ölçümlerdir. Hafta sonu, eksik evrak bekleme ve talep sahibine dönüş süreleri sonucu etkiler.
İlk raporda birkaç açık ölçü yeterlidir: açık talep sayısı, mevcut sorumlu ve adımda bekleme süresi. Bir performans hedefi belirlemeden önce sürenin nasıl hesaplandığını herkesin bilmesi gerekir.
Logo Edge Flow nerede devreye girer?
Logo Edge Flow form ve akış tasarımı, görev atama ve süreç takibi için araçlar sunar. Bu araçların işinize uygun hale gelmesi, karar kurallarınızın doğru tanımlanmasına bağlıdır.
ER-TE ile görüşmeye gelirken bir talep örneği ve bugün izlediği yolu paylaşmanız yeterli bir başlangıç olabilir. Üzerinden birlikte geçip ilk uygulamanın sınırlarını belirleyebiliriz.
Bu yazı proje hazırlığı için genel bir rehberdir. Ürün özellikleri ve geçiş koşulları kullanılan sürüm ve lisansa göre ayrıca değerlendirilmelidir. Ürün kaynağı: Logo Yazılım.